교회는 직인을 가지고 있다. 교회의 공적인 모든 공문은 직인을 날인하여 발급한다. 직인 없는 공문은 효력을 인정받을 수 없다. 모든 공문의 작성권자는 담임목사이며, 담임목사 허락 없이는 발급할 수 없다.

당회 서기가 공문을 발급할 때 당회장(담임목사) 결재 없이는 받을 수 없다. 공문을 발급한 후에는 당회가 정한 공문 발송 대장에 기록하여 발송하여 후에 공문의 적법성 여부를 판단 받아야 한다.

공문에 날인한 교회 직인은 당회 서기가 비치하고 보관한다. 그러나 이 보관은 반드시 당회 서기가 자기 집을 가져가 관리해서는 안 된다. 반드시 교회 정관의 보관 방법 규정에 따라야 하며, 규정이 없는 경우, 당회장실, 당회실, 사무실 등 당회가 결의한 곳에서 관리하여야 한다.

이러한 교회 직인과 공문 발송에 관한 규정을 교회 정관 시행세칙으로 규정해 둘 경우, 가장 합리적인 비치와 관리를 할 수 있다. 예컨대 다음과 같이 규정할 수 있을 곳이다.

1. 교회 직인은 당회실에 비치하여 관리한다(혹은 당회실에 비치하여 관리한다).

2. 교회 각종 공문은 교회 직인과 담임목사(당회당) 당회 서기 직인을 날인하여야 한다.

3. 당회장과 서기 직인은 교회 직인과 함께 보관한다.

4. 교회 직인은 총회에서 직인증명서 발급받는다.

 

5. 교회 공문의 작성권자인 담임목사의 공문 발급에 서기가 거부할 경우, 교회 직인과 담임목사 직인만 날인하여 발급한다.

6. 교회 직인을 서기가 개인적으로 비치하여 관리하면서 당회장에게 제출을 거부할 경우, 당회장은 별도로 직인을 제작하여 직권으로 총회에 직인을 변경할 수 있다.

7. 교회 모든 공문은 발급 대장에 기록하여야 하며, 발급 대장에 기록이 없으면 발급하지 않는 것으로 한다.

 

8. 공문의 작성권자가 직권으로 발급할 수 있으며, 특별한 경우의 공문은 당회 결의를 거쳐야 한다.

9. 공문의 작성권자인 담임목사가 서기가 아닌 직접 서류를 작성하여 발급할 수 있다.

10. 직인 부정 사용의 경우 권징치리 대상이 된다.

이와 같은 규정을 정관 시행세칙으로 제정하여 시행할 경우 상당한 부분 분쟁을 예방할 수 있을 것으로 보인다.

다음은 관련 대법원 판례법리다.

공문의 작성권자의 결재를 거치지 않고 임의로 작성권자의 직인 등을 부정 사용함으로써 공문서를 완성한 때에는 공문서위조죄가 성립한다. 이는 공문서의 작성 권한 없는 사람이 허위공문서를 기안하여 작성권자의 결재를 받지 않고 공문서를 완성한 경우에도 마찬가지이다.

 

나아가 작성권자의 직인 등을 보관하는 담당자는 일반적으로 작성권자의 결재가 있는 때에 한하여 보관 중인 직인 등을 날인할 수 있을 뿐이다. 이러한 경우 다른 공무원 등이 작성권자의 결재를 받지 않고 직인 등을 보관하는 담당자를 기망하여 작성권자의 직인을 날인하도록 하여 공문서를 완성한 때에도 공문서위조죄가 성립한다(대법원 2017. 5. 17. 선고 2016도13912 판결).